Tico Factura o un sistema de facturación: cuándo conviene cada uno
Tico Factura es el facturador gratuito y oficial de Hacienda, para todos. Un sistema privado conviene con volumen, integraciones o custodia de 5 años.
Respuesta corta: Tico Factura es el facturador electrónico gratuito y oficial del Ministerio de Hacienda, disponible para todos los contribuyentes dentro de TRIBU-CR desde el 6 de octubre de 2025. Conviene si emitís poco y a mano. Un sistema privado conviene cuando necesitás volumen, conectar una tienda, un punto de venta o un ERP, varias cédulas o que alguien guarde tus comprobantes los cinco años que pide la ley: el sistema gratuito de Hacienda los almacena solo dos meses.
No hay una respuesta única. Esta comparación se basa en lo que dicen Hacienda y el Reglamento, no en opiniones.
Qué es Tico Factura
Es el facturador gratuito de Hacienda. Lo que dicen las fuentes oficiales:
- Es gratis y para todos. La Dirección General de Tributación aclaró que Tico Factura «será gratuito y estará a disposición de todos los contribuyentes», y que el Reglamento no limita su uso ni el de otras soluciones del mercado (comunicado CP-109-2024).
- Está dentro de TRIBU-CR. Empezó a funcionar el 6 de octubre de 2025 y se entra por la Oficina Virtual (OVi) con tu usuario y contraseña (Delfino.cr).
- Tiene guías oficiales para credenciales, cajas y consecutivos, clientes, CAByS, emisión de comprobantes, notas de crédito y débito y consultas (guías de Tico Factura).
- Permite plantillas de las ventas que se repiten, para emitir más rápido (preguntas de Hacienda).
Según su guía de emisión, Tico Factura permite «emitir cualquier tipo de comprobante electrónico», guarda borradores para retomarlos, precarga los datos del emisor, ofrece los clientes guardados y admite hasta cuatro medios de pago por comprobante (guía de emisión en Tico Factura).
Lo que hace bien es lo esencial: es oficial, no cuesta y emite comprobantes válidos.
Cómo se empieza con Tico Factura
La misma guía indica dos requisitos previos:
- Ser un obligado tributario inscrito y con actividades económicas en el Registro Único Tributario.
- Tener configurada al menos una sucursal y una caja, porque la numeración consecutiva se forma con esos datos.
Después, desde la Oficina Virtual, abrís el bloque «Tico Factura» y elegís «Nuevo comprobante», «Nueva factura» o «Nuevo tiquete electrónico». Las credenciales que necesitás son las mismas que pide cualquier sistema: llave criptográfica de producción.
El dato que más se pasa por alto: la custodia
El Reglamento de Comprobantes Electrónicos obliga a conservar los comprobantes emitidos y recibidos por cinco años (Decreto 44739-H, art. 22). Y en ese mismo artículo dice: «El sistema gratuito de comprobantes electrónicos proporcionado por el Ministerio de Hacienda permite el almacenamiento de comprobantes electrónicos únicamente por un período limitado de dos meses, por lo que los obligados tributarios que utilizan el referido sistema deben tomar las medidas de resguardo y almacenamiento respectivas».
En la práctica: si usás el gratuito, descargá y respaldá tus XML con regularidad. Qué guardar y cómo, en cuántos años guardar las facturas electrónicas.
Cuándo conviene cada uno
| Tu situación | Lo que suele convenir |
|---|---|
| Emitís pocas facturas al mes, a mano, sin inventario | Tico Factura |
| Querés que tus XML queden guardados cinco años sin hacer respaldos vos | Un sistema con custodia |
| Vendés en una tienda en línea (Shopify, Odoo) | Un sistema integrado a la tienda |
| Cobrás en mostrador con caja, turnos e inventario | Un punto de venta |
| Llevás varias cédulas (contador, grupo de empresas) | Un sistema multiemisor |
| Tu software propio o ERP tiene que facturar solo | Una API |
| Necesitás el borrador de tu declaración de IVA con lo emitido y recibido | Un sistema que lo arme |
Ninguna opción es «más legal» que otra: el Reglamento le deja a cada contribuyente elegir el esquema que mejor se ajuste (art. 15) y la responsabilidad del cumplimiento es siempre del contribuyente.
Lo que comparten
Los dos caminos usan las mismas credenciales de Hacienda. La guía oficial lo explica: en TRIBU-CR generás el usuario y la llave criptográfica «desde cualquier sistema que se quiera utilizar, ya sea Tico Factura, un proveedor privado o un desarrollo propio», y la llave siempre se puede descargar para usarla en otro sistema (guía de credenciales). Cambiar de uno a otro no exige empezar de cero.
Qué ofrece un sistema privado como Facturaencr
Para que compares con datos:
- Los siete comprobantes de la v4.4, más el mensaje receptor para aceptar las facturas de tus proveedores.
- Custodia de 5 años de los XML y las respuestas de Hacienda, con descarga cuando quieras.
- Clientes y productos ilimitados, importables desde Excel.
- Borrador del D-150 con lo emitido y recibido.
- Correo al cliente con el XML, el PDF y la respuesta de Hacienda.
- Integraciones con Shopify, Odoo, punto de venta y API.
Tiene costo: 3 comprobantes gratis al mes y planes desde ₡3.000 + IVA al mes (régimen simplificado) o ₡5.500 + IVA (persona física). Ver cuánto cuesta la facturación electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Tico Factura es obligatorio?
No. Es una opción gratuita. El Reglamento permite usar un desarrollo propio, un software de mercado o tercerizar (art. 15).
¿Tico Factura es solo para profesionales y pymes?
No. Hacienda aclaró que está a disposición de todos los contribuyentes.
¿Puedo pasarme de Tico Factura a otro sistema?
Sí. Las credenciales y la llave criptográfica de TRIBU-CR sirven para cualquier sistema. Antes de cambiar, descargá tus XML, porque el gratuito los guarda solo dos meses.
¿Los comprobantes de Tico Factura valen lo mismo?
Sí. Cualquier comprobante aceptado por Hacienda tiene la misma validez, venga del sistema que venga.
Si Tico Factura te alcanza, usalo: es gratis y oficial. Si necesitás custodia, integraciones o varias cédulas, el portal de Facturaencr arranca con 3 comprobantes gratis al mes y sin tarjeta.
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