Cláusula de Consentimiento para el Tratamiento de Datos Personales

Versión 2.0.0 — vigente desde el 14 de julio de 2026.

Conforme al artículo 5 de la Ley N.º 8968 de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales y a su Reglamento (Decreto 37554-JP), mediante la aceptación expresa de la presente cláusula, el Usuario otorga su consentimiento informado, libre, específico e inequívoco para el tratamiento de sus datos personales y de los datos que suministre a la Plataforma.

1. Responsable Identificado

• Responsable del tratamiento: 3-101-912877 Sociedad Anónima, cédula jurídica 3-101-912877, que opera la marca Facturaencr.
• Domicilio: Urbanización Los Adobes, calle tres, casa cuatro F, casa color terracota a mano derecha con verjas negras, Costa Rica.
• Email: notificaciones@facturaencr.com.

2. Datos Cuyo Tratamiento se Consiente

El Usuario declara conocer y consiente expresamente el tratamiento de:

2.1. Datos identificativos y de contacto: nombre o razón social, cédula física o jurídica, correo electrónico, teléfono y dirección de facturación.

2.2. Datos de autenticación: contraseñas (hash bcrypt), API Keys, tokens JWT, secrets HMAC.

2.3. Datos de pago: token de tarjeta emitido por el procesador (Tilopay), marca, últimos 4 dígitos, vencimiento y nombre del tarjetahabiente, así como el historial de pagos y movimientos de cartera. La Plataforma no almacena el número completo de la tarjeta ni el CVV.

2.4. Datos técnicos: dirección IP, User-Agent, identificadores de solicitud y registros de auditoría, incluidos la IP y el User-Agent capturados al aceptar los documentos legales, que se conservan como evidencia del consentimiento.

2.5. Datos del emisor representado: certificado digital .p12 y su contraseña, cédula, razón social, nombre comercial, domicilio fiscal, sucursales y terminales.

2.6. Datos contenidos en los comprobantes electrónicos (tipos 01, 02, 03, 04, 05/06/07, 08, 09 y 10): datos del emisor, del receptor, líneas de venta, totales fiscales, XML firmados y respuestas de Hacienda.

2.7. Catálogos cargados por el Usuario: libreta de clientes (nombre, identificación, correo, teléfono y ubicación), catálogo de productos y exoneraciones, incluidos los cargados por importación masiva de Excel/CSV; y elementos de marca (logotipos, colores, textos, HTML).

2.8. Comprobantes recibidos de proveedores a través del buzón de recepción, y registros de los correos enviados al receptor (dirección de destino, estado del envío).

3. Finalidades Específicas

El consentimiento se otorga exclusivamente para:

3.1. Generar, firmar digitalmente, transmitir y recibir comprobantes electrónicos ante Hacienda Costa Rica v4.4.

3.2. Custodiar de forma cifrada los certificados digitales y sus contraseñas.

3.3. Cobrar el servicio: procesar pagos con tarjeta, tokenizarla, gestionar la cartera prepagada y ejecutar los cobros recurrentes y automáticos que el Usuario autorice (suscripción y recarga automática).

3.4. Notificar al Usuario (vía webhook, correo o portal) eventos asociados a su cuenta y a sus comprobantes.

3.5. Cumplir la obligación legal de conservar comprobantes electrónicos.

3.6. Generar reportes tributarios de apoyo y reportes de uso.

3.7. Realizar auditoría técnica, seguridad, prevención de fraude y soporte.

El tratamiento se circunscribe a estas finalidades: sin perfiles comerciales, sin venta a terceros y sin marketing no consentido.

4. Carácter Voluntario y Necesario

4.1. El consentimiento es voluntario: el Usuario puede negarse a otorgarlo.

4.2. La negativa imposibilita la prestación del servicio, dado que los datos consentidos son técnicamente necesarios para emitir y transmitir comprobantes electrónicos.

5. Transferencias Internacionales

El Usuario consiente expresamente la transferencia de sus datos a los encargados detallados en la sección 5 de la Política de Privacidad, que incluyen proveedores ubicados fuera de Costa Rica (entre ellos Render en Estados Unidos, MongoDB Atlas, Cloudflare, Amazon Web Services y Google), además de Hacienda Costa Rica como destinatario obligado por la normativa fiscal y Tilopay como procesador de pagos.

6. Plazo de Conservación

Rigen los plazos de la sección 6 de la Política de Privacidad. En resumen:

• Datos de la cuenta: durante la vigencia de la cuenta.
• XML, respuestas de Hacienda y registros fiscales: cinco (5) años (menos en planes con custodia limitada y en sandbox).
• Registros de auditoría técnica: noventa (90) días.
• Aceptaciones legales (con IP y User-Agent): como evidencia probatoria, más allá de la vigencia de la cuenta.

7. Derechos del Titular

El Usuario conserva y puede ejercer en todo momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y revocación, escribiendo a notificaciones@facturaencr.com desde el correo registrado. El Proveedor responde en el plazo legal de cinco (5) días hábiles.

La revocación puede ejercerse en cualquier momento, sin efectos retroactivos, y conllevará la suspensión del servicio cuando los datos revocados sean indispensables para prestarlo. La revocación no afecta los comprobantes ya emitidos ni la obligación legal de conservación fiscal.

8. Datos de Terceros (Emisores, Clientes y Receptores)

8.1. Cuando el Usuario sube el certificado .p12 de un tercero o emite comprobantes en su nombre, declara contar con autorización expresa y por escrito del titular.

8.2. Cuando el Usuario carga catálogos de clientes (manualmente o por importación masiva de Excel/CSV) o incluye datos del receptor en un comprobante, declara ser el responsable del tratamiento de esos datos frente a sus titulares y contar con la base legitimante necesaria (relación comercial, consentimiento o cumplimiento legal). Respecto de dichos datos, el Proveedor actúa como simple encargado, tratándolos únicamente por cuenta y siguiendo las instrucciones del Usuario.

8.3. El Usuario asume la responsabilidad frente a terceros y ante la PRODHAB por la legitimidad, corrección y actualización de los datos que suministra a la Plataforma, y mantendrá indemne al Proveedor frente a reclamos derivados del incumplimiento de esta declaración.

9. Consentimiento Expreso

Al marcar la casilla de consentimiento de datos personales y completar el registro, el Usuario manifiesta su consentimiento expreso, informado, libre, específico e inequívoco para el tratamiento descrito.

El Usuario declara haber leído y comprendido el alcance del tratamiento, sus derechos y los mecanismos para ejercerlos. Como evidencia, la Plataforma registra la fecha, la dirección IP, el User-Agent y la versión exacta de los documentos aceptados.

10. Autoridad de Control

Cualquier denuncia relativa al tratamiento de datos personales puede presentarse ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) — https://www.prodhab.go.cr

11. Contacto

• Email: notificaciones@facturaencr.com
• Web: https://facturaencr.com