Nota de crédito y nota de débito: diferencia y cuál emitir
La diferencia entre nota de crédito y nota de débito en Costa Rica, cuál usar para anular una factura, la tabla completa de códigos de referencia v4.4 y los errores que hacen que Hacienda las rechace.
En facturación electrónica un comprobante aceptado por Hacienda ya no se toca. No se edita, no se borra y no se "vuelve a emitir". Si algo salió mal —el monto, el cliente, una devolución, un cargo que faltaba— la corrección se hace emitiendo otro comprobante que apunta al primero. Esos dos comprobantes son la nota de crédito y la nota de débito.
Esta guía cubre la diferencia entre las dos, cuál usar en cada caso, cómo anular una factura, la tabla de códigos de referencia vigente en la versión 4.4 y los motivos concretos por los que Hacienda las rechaza.
La diferencia, en una línea
- Nota de crédito (NC, código 03) → el monto baja.
- Nota de débito (ND, código 02) → el monto sube.
Es literalmente eso. Todo lo demás son casos particulares de esa regla.
Una forma fácil de no confundirlas: pensá a favor de quién juega el documento. La nota de crédito le da crédito al cliente (le devolvés, le rebajás, le anulás). La nota de débito le carga más al cliente (le cobrás algo adicional).
⚠️ Ojo con un detalle que confunde a mucha gente: el 03 y el 02 de arriba son el tipo de comprobante. Más abajo vas a ver otros números de dos dígitos —el código de referencia— que son una cosa distinta y se llenan en otro campo. No son intercambiables.
Qué caso lleva cada una
| Situación | Documento |
|---|---|
| El cliente devuelve la mercancía | Nota de crédito |
| Anular una factura completa | Nota de crédito |
| Facturaste de más (error de monto) | Nota de crédito por la diferencia |
| Descuento otorgado después de facturar | Nota de crédito |
| Facturaste de menos | Nota de débito por la diferencia |
| Intereses o mora sobre una factura a crédito | Nota de débito |
| Un cargo adicional pactado después | Nota de débito |
| Corregir el nombre o la cédula del receptor | Nota de crédito que anula + factura nueva |
Esa última fila es la que más se pregunta y la respuesta incomoda: los datos del receptor no se corrigen con una nota. Si la factura salió a nombre equivocado, se anula con una nota de crédito por el total y se emite una factura nueva, correcta.
Cómo anular una factura electrónica
Es la duda más frecuente de todas, así que va directo: para anular una factura se emite una NOTA DE CRÉDITO, nunca una nota de débito.
La receta:
- Emitís una nota de crédito (03) por el 100 % del monto de la factura, impuestos incluidos.
- En el bloque de referencia ponés la clave de 50 caracteres de la factura original.
- Usás el código de referencia 01 — "Anula documento de referencia".
Fiscalmente la operación queda neutralizada: el ingreso de la factura y el egreso de la nota se cancelan. Pero técnicamente son dos comprobantes enviados a Hacienda, no uno que desaparece. La factura original sigue existiendo, aceptada, para siempre. Eso es normal y es como debe ser.
No hay plazo legal para anular, pero sí hay una consecuencia práctica: si la factura ya entró en la declaración de un mes cerrado, la nota de crédito cae en el mes en que la emitís, no en el de la factura. Por eso conviene anular dentro del mismo período.
Los códigos de referencia de la v4.4
Toda nota de crédito o débito debe apuntar al comprobante que corrige. En ese bloque van tres datos: la clave de 50 caracteres del original, la fecha de emisión del original y el código de referencia, que explica el motivo.
Estos son los códigos con significado publicado por Hacienda:
| Código | Significado |
|---|---|
| 01 | Anula documento de referencia |
| 02 | Corrige texto de documento de referencia |
| 04 | Referencia a otro documento |
| 05 | Sustituye comprobante provisional por contingencia |
| 06 | Devolución de mercancía |
| 07 | Sustituye comprobante electrónico |
| 08 | Factura endosada |
| 09 | Nota de crédito financiera |
| 10 | Nota de débito financiera |
| 11 | Proveedor no domiciliado |
| 12 | Crédito por exoneración posterior a la facturación |
| 99 | Otros |
Tres advertencias que valen dinero:
No existe el código de referencia 03. En la v4.3 significaba "corrige monto"; en la v4.4 ese significado pasó al 02. Si lo mandás, la nota se rechaza.
Los códigos 13 a 16 existen y Hacienda los acepta, aunque la Nota 9 del Anexo publicado solo llega hasta el 12. Lo comprobamos emitiendo contra el ambiente de pruebas: una NC con código 13 y otra con 14 pasaron sin problema. Como Hacienda no ha publicado su significado, no los usamos a ciegas ni te vamos a inventar una descripción.
El código 17 no sirve en notas. Pertenece solo al Recibo Electrónico de Pago. Si lo mandás en una NC o ND, el validador de Hacienda devuelve su propia lista de valores permitidos y termina en 16.
Y si usás el 99 (Otros), es obligatorio llenar además el campo de descripción libre. Sin él, el rechazo es inmediato.
Nota de crédito financiera: no es lo mismo
Aparece seguido en las búsquedas y se confunde con la nota de crédito normal. Una nota de crédito financiera (código de referencia 09) documenta un ajuste de naturaleza financiera —típicamente entre partes con una relación de crédito— y no una devolución de mercancía ni la anulación de una venta. Su hermana es la nota de débito financiera (10). Si lo que estás haciendo es devolver producto o anular una venta, no es esta: son el 06 y el 01.
Por qué Hacienda te la rechaza
Cuatro motivos concretos, en orden de frecuencia:
El impuesto no cuadra por línea. El monto de impuesto de cada línea tiene que ser exactamente la base multiplicada por la tarifa de esa línea. Calcularlo sobre el total y repartirlo después produce diferencias de céntimos que el validador no perdona.
Falta el código de descuento. Si la nota lleva un descuento, la naturaleza del descuento es obligatoria. Un descuento sin su código se rechaza.
Código de referencia inválido. El 03 (que no existe) y el 17 (que es del REP) son los dos clásicos.
Se asume que Hacienda valida la referencia. No lo hace: Hacienda no comprueba que la clave del documento original exista realmente. Podés mandar una clave inventada y la nota se acepta igual. Eso significa que la reconciliación contable corre por tu cuenta — si el sistema no la valida, un error de tecleo pasa silencioso y aparece meses después.
Detalles prácticos
- Sobre un tiquete, el receptor es opcional en la nota, igual que en el tiquete original.
- Para el crédito fiscal del comprador, una nota de crédito resta del IVA que se había acreditado con la factura. No es opcional: si le devolviste plata, el crédito se ajusta.
- La moneda debe ser la misma que la del documento original, con su tipo de cambio.
Con Factura en CR no tenés que armar nada de esto a mano: cargás la factura original y precargamos emisor, receptor, moneda, líneas e impuestos, con el código de referencia correcto por defecto (01 para anular, 06 para devolución). La nota sale en segundos, ya cuadrada.
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