Términos y Condiciones de Servicio

Versión 2.0.0 — vigente desde el 14 de julio de 2026.

Los presentes Términos y Condiciones de Servicio (en adelante, los "Términos") regulan el uso de la plataforma Facturaencr (en adelante, la "Plataforma"), operada por la sociedad 3-101-912877 Sociedad Anónima (en adelante, el "Proveedor"). Al registrarte y utilizar la Plataforma, aceptas estos Términos en su totalidad.

1. Partes

• Proveedor: 3-101-912877 Sociedad Anónima, cédula de persona jurídica 3-101-912877, con domicilio en Urbanización Los Adobes, calle tres, casa cuatro F, casa color terracota a mano derecha con verjas negras, Costa Rica. Opera la Plataforma bajo la marca comercial Facturaencr (facturaencr.com).
• Usuario: persona física o jurídica que se registra en la Plataforma. Según cómo utilice el servicio, el Usuario puede ser:
  • Usuario de Portal: negocio o profesional que emite sus propios comprobantes electrónicos desde el portal web, sin programar.
  • Integrador API: persona que consume la API REST de la Plataforma para emitir comprobantes por cuenta propia o de comercios que representa.

Ambos perfiles se rigen por estos Términos. Cuando una cláusula aplique solo a uno, se indica expresamente.

2. Objeto del Servicio

La Plataforma permite al Usuario, según el plan contratado:

1. Custodiar de forma cifrada certificados digitales .p12 (llave criptográfica) emitidos por Hacienda Costa Rica.
2. Generar, firmar y transmitir comprobantes electrónicos hacia el sistema de Hacienda Costa Rica v4.4, en los siguientes tipos: Factura Electrónica (01), Nota de Débito (02), Nota de Crédito (03), Tiquete Electrónico (04), Mensaje Receptor (05/06/07), Factura Electrónica de Compra (08), Factura Electrónica de Exportación (09) y Recibo Electrónico de Pago (10).
3. Emitir comprobantes desde el portal web (Usuario de Portal) y/o vía API REST (Integrador API). Los planes de portal y los planes de API son independientes y no se cruzan: un plan de portal no incluye acceso a la API, y un plan de API no incluye acceso al portal de emisión.
4. Recibir notificaciones (webhooks) del resultado de cada comprobante emitido (Integrador API).
5. Consultar histórico, descargar XML firmado, XML respuesta de Hacienda y PDF de cortesía.
6. Administrar emisores, sucursales, terminales, API Keys, webhooks y configuración.

Según el plan contratado, la Plataforma puede además habilitar los siguientes módulos, cuya disponibilidad depende del plan vigente:

7. Proformas y su conversión a comprobante.
8. Catálogo de clientes y de productos, incluida su importación masiva desde archivos Excel/CSV.
9. Recepción de comprobantes de proveedores (buzón de recepción) y emisión de Mensajes Receptor, conforme a la cláusula 3.7.
10. Reportes tributarios de apoyo (declaraciones IVA y afines) con carácter de borrador no vinculante, conforme a la cláusula 7.5.
11. Cartera (control de cuentas por cobrar).
12. Personalización de marca en PDF y correos al receptor.
13. Envío del comprobante al receptor por correo electrónico.

El Proveedor puede agregar, modificar o descontinuar módulos, informando al Usuario conforme a la cláusula 11.

3. Obligaciones del Usuario

3.1. Uso legítimo: utilizar la Plataforma exclusivamente para emisión de comprobantes electrónicos válidos de operaciones comerciales reales.

3.2. Credenciales: mantener en secreto sus credenciales (contraseña del portal, API Keys, secrets). El Usuario es responsable de toda actividad realizada con sus credenciales.

3.3. Certificados Hacienda: contar con titularidad o autorización expresa del emisor representado para subir su certificado .p12 y operar en su nombre. Mantener los certificados vigentes y renovarlos antes de su vencimiento.

3.4. Información veraz: proporcionar información correcta y actualizada en el registro, datos de emisores, datos de clientes y contenido fiscal de los comprobantes.

3.5. Cumplimiento legal: cumplir con la normativa vigente en Costa Rica en materia tributaria, fiscal, comercial, de protección de datos y demás aplicables.

3.6. Pago de servicios: pagar el servicio conforme al modelo de cobro de su plan, según la cláusula 5.

3.7. Recepción automática de comprobantes: cuando el Usuario active el buzón de recepción, la Plataforma puede emitir automáticamente el Mensaje Receptor de aceptación (código 05) de los comprobantes recibidos de sus proveedores, si el Usuario mantiene activada la opción de aceptación automática (autoAccept), que viene habilitada por defecto. El Usuario declara conocer que:

• La aceptación de un comprobante de compra es un acto tributario con efectos fiscales (entre ellos, el crédito de IVA).
• Es su responsabilidad exclusiva revisar los comprobantes recibidos y configurar la aceptación automática, la lista blanca de remitentes o su desactivación, según convenga a su operación.
• El Proveedor no verifica ni valida la legitimidad, veracidad ni procedencia de los comprobantes recibidos de terceros.

4. Obligaciones del Proveedor

4.1. Custodia cifrada: almacenar los certificados .p12 y sus contraseñas cifrados con AES-256-GCM y claves derivadas por HKDF por cuenta.

4.2. Disponibilidad: el Proveedor establece un objetivo de disponibilidad mensual del 99,5%, excluyendo las ventanas de mantenimiento programado (anunciadas con al menos 48 horas de antelación) y los eventos ajenos a su control, entre ellos las caídas o degradaciones de los servicios de Hacienda Costa Rica. Dicho objetivo constituye una meta de servicio y no una garantía contractual: su incumplimiento no genera crédito, descuento ni indemnización automática a favor del Usuario, sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula 7.

4.3. Soporte: brindar soporte técnico por correo electrónico y WhatsApp, en horario de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 horas (hora de Costa Rica), excluyendo feriados de ley.

4.4. Confidencialidad: tratar la información del Usuario y de los emisores que representa con confidencialidad, salvo requerimientos legales legítimos.

4.5. Notificación de incidentes: comunicar al Usuario, en un plazo razonable, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos.

4.6. Actualizaciones: mantener la integración con Hacienda Costa Rica acorde a las versiones vigentes del estándar de comprobantes electrónicos.

4.7. Custodia de comprobantes: conservar los XML firmados, los XML de respuesta de Hacienda y los PDF por el plazo indicado en la cláusula 6.4, según el plan contratado.

5. Precios, Facturación y Pagos

5.1. Modelos de cobro. La Plataforma opera con cuatro modelos, según el plan que el Usuario elija:

• Gratuito: incluye una cantidad limitada de comprobantes al mes, sin costo y sin tarjeta. Agotado el cupo mensual, la emisión se bloquea hasta el siguiente mes o hasta que el Usuario cambie de plan.
• Por tramos (consumo): cada comprobante se cobra a un precio escalonado según la cantidad emitida en el mes. El monto se debita de la cartera prepagada del Usuario en el momento de emitir, antes de generar el comprobante.
• Prepago: el Usuario compra por adelantado un paquete de comprobantes, con fecha de vencimiento (conforme a la cláusula 5.6).
• Postpago (suscripción): el Usuario paga una mensualidad o anualidad fija que incluye una cantidad determinada de comprobantes. Superado ese tope, según el plan, se bloquea la emisión o se cobra un excedente por comprobante.

5.2. Cobro anticipado. El Usuario reconoce y acepta expresamente que, en los modelos gratuito, por tramos y prepago, el cobro y la verificación de saldo ocurren ANTES de emitir cada comprobante. Si el Usuario no tiene saldo suficiente en su cartera, no le quedan comprobantes prepago vigentes o agotó su cupo, la Plataforma NO emitirá el comprobante. Es responsabilidad del Usuario mantener saldo o cupo disponible.

5.3. Cartera (saldo prepagado). El Usuario recarga su cartera con tarjeta, sujeto a un monto mínimo de recarga informado en el portal. La cartera es la fuente de fondos del modelo por tramos y del cierre mensual.

• El saldo de la cartera no vence y permanece disponible mientras la cuenta esté activa.
• El saldo de la cartera NO es reembolsable en dinero. Solo puede aplicarse al consumo de servicios de la Plataforma. Al cancelar la cuenta, el saldo no consumido se pierde, sin derecho a devolución.
• El saldo puede quedar en negativo (deuda) cuando el consumo del período supere los fondos disponibles. El Usuario se obliga a regularizarlo mediante recarga.

5.4. Tarjetas y cobros automáticos. El Usuario puede guardar una tarjeta en la Plataforma. El dato de tarjeta se almacena como token del procesador de pagos; la Plataforma nunca almacena el número completo ni el CVV. Al guardar una tarjeta, el Usuario autoriza expresamente los siguientes cobros automáticos:

• Suscripción recurrente (postpago): cobro mensual o anual automático del monto del plan, en cada fecha de renovación, hasta que el Usuario la cancele.
• Recarga automática de cartera (opcional, desactivada por defecto): cuando el Usuario la active y su saldo caiga por debajo del umbral que él mismo defina, la Plataforma cobrará automáticamente a su tarjeta el monto de recarga configurado.

El Usuario puede eliminar sus tarjetas y desactivar la recarga automática en cualquier momento desde el portal.

5.5. Renovación automática y cancelación de la suscripción. Las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada período (mensual o anual). El Usuario puede cancelar en cualquier momento desde el portal, con efecto inmediato. La cancelación detiene los cobros futuros pero no genera reembolso, total ni proporcional, del período ya cobrado, incluido el pago anual adelantado. El servicio se mantiene hasta el final del período pagado.

5.6. Vencimiento de los comprobantes prepago. Los paquetes prepago tienen una fecha de vencimiento informada al momento de la compra (según el plan, entre 12 y 36 meses). Los comprobantes no utilizados al vencimiento se pierden, sin derecho a reembolso ni a prórroga.

5.7. No reembolsable. Salvo obligación legal en contrario, todos los pagos realizados a la Plataforma son finales y no reembolsables: recargas de cartera, paquetes prepago, mensualidades y anualidades. El Proveedor podrá, a su entera discreción y sin que ello constituya obligación ni precedente, acreditar saldo en la cartera del Usuario ante fallas atribuibles a la Plataforma.

5.8. Ciclo mensual. El primer día de cada mes (hora de Costa Rica) se realiza el cierre del período anterior. En dicho cierre se liquidan los conceptos aún no cobrados (por ejemplo, excedentes de plan o servicios complementarios) y su monto se debita de la cartera del Usuario. Los montos ya debitados durante el mes no se cobran de nuevo.

5.9. Impuestos. Los precios publicados no incluyen IVA mientras el Proveedor no esté obligado a trasladarlo. Cuando corresponda por ley, el IVA se agregará a los precios y se informará al Usuario.

5.10. Servicios complementarios. El envío del comprobante al receptor por correo electrónico está incluido sin costo en los planes de portal. En los planes de API se cobra por correo enviado, según tarifa escalonada, previa aceptación expresa del costo por parte del Usuario.

5.11. Mora. La falta de pago o el saldo negativo habilitan al Proveedor a suspender la cuenta y revocar las API Keys, previa comunicación al Usuario.

6. Suspensión y Terminación

6.1. Por el Usuario: puede cancelar su cuenta en cualquier momento. Los montos devengados hasta la fecha de cancelación deben pagarse. Aplica lo dispuesto en las cláusulas 5.3, 5.5, 5.6 y 5.7 respecto del saldo y los paquetes no consumidos.

6.2. Por el Proveedor: puede suspender o terminar la cuenta por: (a) impago o saldo negativo, (b) uso fraudulento, (c) violación de estos Términos, (d) requerimiento de Hacienda Costa Rica o autoridad competente.

6.3. Descarga previa: antes de cancelar su cuenta, el Usuario puede descargar sus comprobantes desde el portal o la API. Se recomienda hacerlo, ya que la terminación limita el acceso a la Plataforma.

6.4. Conservación: el Proveedor conservará los XML firmados y las respuestas de Hacienda por el plazo de cinco (5) años desde la emisión, conforme al artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y al Reglamento de Comprobantes Electrónicos. En el plan gratuito y en el entorno de pruebas (sandbox), la custodia es limitada al plazo informado en el plan, por lo que el Usuario de dichos planes es el único responsable de descargar y conservar sus respaldos. En todo caso, el Usuario mantiene la obligación independiente de conservar sus propios respaldos fiscales.

7. Limitación de Responsabilidad

7.1. Proveedor como intermediario tecnológico: el Proveedor actúa como proveedor tecnológico. La responsabilidad fiscal por el contenido de los comprobantes emitidos corresponde exclusivamente al emisor y/o al Usuario.

7.2. Multas y sanciones de Hacienda: el Proveedor no responde por multas, recargos, sanciones o intereses que Hacienda Costa Rica imponga al Usuario o al emisor por: errores en el contenido fiscal, atrasos en la emisión, datos incorrectos o cualquier causa imputable al Usuario.

7.3. Servicios de Hacienda: el Proveedor no responde por la indisponibilidad, lentitud, rechazos o cambios de los sistemas de Hacienda Costa Rica, por estar fuera de su control.

7.4. Recepción automática: conforme a la cláusula 3.7, el Proveedor no responde por las consecuencias fiscales de la aceptación automática de comprobantes de proveedores, cuya configuración y revisión corresponde al Usuario.

7.5. Reportes tributarios: los reportes y declaraciones que genera la Plataforma son borradores de apoyo, no vinculantes, construidos a partir de los datos que el Usuario registró. No sustituyen la asesoría de un profesional en contabilidad o tributación, y su presentación ante Hacienda es responsabilidad exclusiva del Usuario, quien debe revisarlos antes de utilizarlos.

7.6. Daños indirectos: salvo dolo o culpa grave, el Proveedor no responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad o daños consecuenciales.

7.7. Tope de responsabilidad: salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad máxima agregada del Proveedor frente al Usuario no excederá el monto pagado por el Usuario en los doce (12) meses anteriores al evento que origina el reclamo.

7.8. Derechos irrenunciables: ninguna disposición de estos Términos limita los derechos que la legislación costarricense reconozca de forma irrenunciable al Usuario, en particular los de la Ley N.º 7472 cuando le resulte aplicable.

8. Propiedad Intelectual

8.1. La Plataforma, su código fuente, su API, su documentación, marcas y demás elementos son propiedad exclusiva del Proveedor.

8.2. El Usuario conserva la propiedad de los datos que sube a la Plataforma y de los comprobantes electrónicos emitidos.

8.3. El Usuario otorga al Proveedor una licencia limitada para procesar dichos datos con el único fin de prestar el servicio contratado.

9. Confidencialidad

Las partes se comprometen a mantener confidencialidad sobre la información comercial, técnica y operativa que conozcan mutuamente con motivo de la relación contractual, salvo (a) información de dominio público, (b) requerimientos legales legítimos.

10. Documentos que Integran estos Términos

Al aceptar estos Términos, el Usuario acepta también, como parte integral e inseparable de los mismos, los siguientes documentos, que puede consultar en cualquier momento:

• Política de Privacidad — cómo se tratan, comparten y conservan sus datos.
• Cláusula de Tratamiento de Datos Personales — su consentimiento conforme a la Ley N.º 8968.
• Declaración de Cumplimiento Hacienda v4.4 — lo que el Usuario declara ante la Dirección General de Tributación al emitir con la Plataforma.

La aceptación de estos Términos constituye la aceptación de los tres documentos anteriores. En caso de contradicción entre ellos, prevalecerá el documento más específico para la materia de que se trate.

11. Modificaciones

11.1. El Proveedor puede modificar estos Términos publicando una nueva versión en la Plataforma.

11.2. La versión aceptada por el Usuario rige su relación contractual hasta que acepte una posterior. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos treinta (30) días de antelación, y se solicitará al Usuario la aceptación de la nueva versión.

11.3. Si el Usuario no acepta la nueva versión, podrá cancelar su cuenta conforme a la cláusula 6.1. La continuación en el uso del servicio tras la aceptación de la nueva versión implica su vigencia plena.

12. Ley Aplicable y Jurisdicción

12.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Costa Rica.

12.2. Cualquier controversia se someterá a los tribunales de la República de Costa Rica competentes conforme a la ley. Cuando el Usuario tenga la condición de consumidor, prevalecerán las normas de competencia que le resulten aplicables por ley.

13. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos:

• Proveedor: 3-101-912877 Sociedad Anónima (marca Facturaencr)
• Correo: notificaciones@facturaencr.com
• Web: https://facturaencr.com
• Soporte: lunes a viernes, 8:00 – 18:00 (hora de Costa Rica)