¿Cuántos años hay que guardar las facturas electrónicas y qué conservar?
Las facturas electrónicas se guardan 5 años (Reglamento, art. 22): el XML emitido y recibido y la respuesta de Hacienda. El PDF no es obligatorio.
Respuesta corta: hay que guardar los comprobantes electrónicos cinco años. El Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto 44739-H, art. 22) obliga a conservar «todos aquellos comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos, así como los documentos asociados a estos», conforme al artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Lo que se conserva es el XML —el comprobante y la respuesta de Hacienda—, no el PDF.
Es una de las obligaciones que más se descuida, porque el comprobante «ya está en Hacienda». Esta guía explica qué guardar, por cuánto tiempo y quién responde por hacerlo.
Cinco años, y de todo
| Qué | ¿Se guarda? |
|---|---|
| XML de los comprobantes que emitís | Sí |
| XML de los comprobantes que recibís de tus proveedores | Sí |
| Mensajes de respuesta de Hacienda (aceptación o rechazo) | Sí: son documentos asociados |
| Mensajes receptor con que aceptás o rechazás facturas | Sí |
| Comprobantes anulados con nota de crédito | Sí |
| El PDF | No es obligatorio |
Los anulados también: el Reglamento pide conservar los XML «incluyendo aquellos comprobantes electrónicos que hayan sido anulados o dejados sin efecto por medio de nota de crédito» (art. 4).
Por qué el PDF no es el documento
El comprobante electrónico es, por definición, un «documento electrónico en formato XML» (Reglamento, art. 2). El PDF es la representación gráfica: un «documento impreso que expresa el contenido de los comprobantes electrónicos». Para los obligados tributarios, esa representación impresa «no surte efectos tributarios, ni se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos» (art. 2).
El PDF sirve para entregárselo al cliente en el acto (art. 18), pero el respaldo legal es el XML. Y el mensaje de confirmación de Hacienda es obligatorio para el respaldo de la contabilidad (art. 18).
Cómo hay que guardarlos
El soporte electrónico lo elegís vos, pero el Reglamento pide garantizar «la inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad, preservación, confidencialidad, autenticidad, integridad y consulta posterior» de los XML, con controles contra pérdida, daño o alteración (art. 22).
En la práctica:
- No los dejés solo en el correo. Un buzón lleno o una cuenta cerrada se los lleva.
- Respaldá en dos lugares. Por ejemplo, el sistema de facturación y una copia propia.
- Guardá juntos el comprobante y su respuesta. Uno sin el otro no demuestra que Hacienda lo aceptó.
Quién responde: vos, no tu proveedor
El Reglamento pone la custodia en el emisor. El proveedor de sistemas tiene que permitir «la descarga y respaldo de todos los documentos» (art. 5) y administrar al menos dos meses de información, pero la información «debe ser entregada por el proveedor al obligado tributario emisor, quien es responsable de su almacenamiento y conservación» (art. 16).
Si usás el facturador gratuito de Hacienda, ojo: el mismo artículo 22 advierte que «permite el almacenamiento de comprobantes electrónicos únicamente por un período limitado de dos meses», y que quienes lo usan «deben tomar las medidas de resguardo y almacenamiento respectivas». Más en Tico Factura o un sistema de facturación.
Si cambiás de sistema
Antes de dejar un sistema de facturación, descargá todos tus XML: los emitidos, los recibidos y las respuestas de Hacienda. El proveedor está obligado a permitirte esa descarga (Reglamento, art. 5), pero la conservación sigue siendo tuya. Con el facturador gratuito de Hacienda, hacelo cada mes: guarda los comprobantes solo dos meses.
Una lista para revisar cada mes
- Descargaste los XML emitidos del mes, con sus respuestas de Hacienda.
- Guardaste los XML de las facturas que recibiste de tus proveedores.
- Respondiste esas facturas con el mensaje receptor cuando correspondía, y guardaste la respuesta.
- Las notas de crédito y los comprobantes anulados están junto con el original.
- Tenés una segunda copia fuera del sistema de facturación.
Cómo lo resuelve Facturaencr
- Custodia de 5 años de los XML firmados y las respuestas de Hacienda, incluida en todos los planes pagos y sin cobro aparte (en el plan gratis, 6 meses). Por API, cada documento trae su fecha de retención (
retentionUntil). - Descarga cuando quieras: el XML firmado y la respuesta de cada comprobante, y la descarga en lote del período en un ZIP desde la lista de documentos.
- El PDF se genera al vuelo desde el XML, así que nunca queda desincronizado del documento legal.
Aun así, te recomendamos archivar tus propios XML: son la prueba fiscal de tus operaciones y no conviene que tu única copia viva en un tercero.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años se guardan las facturas electrónicas en Costa Rica?
Cinco años, según el artículo 22 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos y el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
¿Tengo que guardar el PDF?
No es obligatorio. El comprobante es el XML; el PDF es su representación gráfica.
¿También las facturas que recibo?
Sí. El Reglamento habla de comprobantes generados, enviados y recibidos.
¿Qué son los «documentos asociados»?
El Reglamento no los define. El Anexo y Estructuras v4.4 de Hacienda, al explicar la numeración consecutiva, habla de «comprobante electrónico o documento asociado» y en esa lista incluye, además de los comprobantes, las confirmaciones de aceptación, aceptación parcial y rechazo (tipos 05, 06 y 07). Todos son XML. Si tenés un caso dudoso, confirmalo con tu contador.
¿Hacienda no los guarda por mí?
El Reglamento pone la obligación en vos. Y si usás el facturador gratuito de Hacienda, ese sistema los almacena solo dos meses.
En Facturaencr tus comprobantes quedan custodiados cinco años y los descargás cuando quieras desde el portal de facturación, el punto de venta o la API.
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